Menos control y más comunicación

 

Cualquier empresa presenta su propio organigrama interno en el que existen ciertas jerarquías y ciertas pautas de actuación. Esta estructura interna dibuja los canales de comunicación existentes en la organización y plantea una serie de relaciones de dependencia funcional que ayudan a definir la esencia de un determinado puesto de trabajo.

La existencia de estos canales de comunicación es una condición necesaria pero no suficiente para que exista una comunicación adecuada en la empresa. Podemos disponer de una estructura organizacional sólidamente establecida, unos puestos de trabajo claramente reflejados en ese organigrama y una descripción completa de todas y cada una de las funciones que debería llevar a cabo el empleado y que la información necesaria para la empresa no fluyera de una forma adecuada. De hecho, es bastante frecuente que los canales comunicación funcionen a las mil maravillas cuando se trata de comunicación descendente y que a la inversa esté completamente bloqueada. Por lo general, un empleado casi siempre sabe lo que su superior espera de él, lo que la empresa quiere conseguir y lo que debería hacer. Es al salir del terreno de las obligaciones del empleado, cuando se comienzan a pisar las tierras de la planificación, la innovación, el desarrollo, o simplemente cuando se quieren constatar realidades observadas en un determinado puesto de trabajo cuando comienzan a aparecer esos escollos en la comunicación que hacen imposible que el proceso se lleve a cabo de una forma adecuada.

La pérdida de información en la empresa es, sin duda, uno de los mayores problemas que tienen las organizaciones de nuestro entorno y otro de los motivos por los que la competitividad española está en el furgón de cola de Europa. Podemos invertir en sofisticados sistemas de gestión empresarial o contratar a nuevos mandos intermedios para que hagan fluir la información pero no servirá de nada si no erradicamos el problema de raíz y esto únicamente se logra formando a nuestros directivos para que entiendan que la información no es poder, la información es posibilidad. Y para que esa posibilidad se lleve a cabo es necesario que todo el mundo que integra los equipos de trabajo disponga de ella, la maneje, la comprenda y se comprometa con los objetivos y las metas perseguidas por la organización.

Los canales de comunicación, además de facilitar el tránsito de la información y de su utilidad para definir los puestos de trabajo y la propia forma de la organización, tiene otras funciones. El incremento de la motivación de nuestros empleados es una de ellas ya que, como hemos comentado, una buena comunicación interna nos ayuda a conocer mejor los objetivos de la organización y contribuye a evitar los problemas que puedan surgir.

Pero si esas tres funciones son importantes, lo es mucho más la función expresiva. Todo puesto de trabajo tiene sus dificultades, sus problemas de funcionamiento, sus malos entendidos con los superiores o los compañeros y sin una adecuada comunicación que nos ayude a liberar todas estas tensiones, los problemas acabarán enquistándose. Además, la comunicación informal –tan importante como la formal o incluso más- sirve de válvula de escape. A través de las bromas, los juegos, las conversaciones privadas y la expresión de nuestros problemillas cotidianos generamos una serie de lazos entre los integrantes de una organización que, en muchas ocasiones, van más allá de los que se establecen entre ese profesional y la propia empresa. Además, la comunicación informal también lleva asociada, a su vez, una importante función de control del comportamiento de los miembros del equipo de trabajo. Las cosas se dicen en broma, pero se dicen. Y ese comentario en la puerta del ascensor, esa advertencia, esa broma sobre lo bien que se ve el mundo desde la cafetería acaban teniendo una función correctora de la conducta mucho más eficaz que el informe negativo, que las sanciones disciplinarias o la reprimenda vacía.

Así pues, al trabajar en la mejora de los canales de comunicación estamos trabajando en la mejora de la rentabilidad de nuestra organización. La buena comunicación proporciona autonomía, proporciona satisfacción laboral y permite un flujo de la información más eficaz que, con el paso del tiempo, se traslada a la cuenta de resultados de la organización. Puede pensar que la comunicación en su empresa no es un problema y que tiene una excelente relación con todos sus empleados, pero ¿realmente sabe que es lo que está pasando en su empresa? ¿pueden sus empleados comunicarse con usted o únicamente le dicen lo que espera oír?

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