Tecnologías para gestionar nuestro tiempo

Nunca uno es más consciente de la importancia del tiempo que en verano, cuando el número de actividades realizadas tiende a reducirse y a pesar de ello siempre falta tiempo para hacer todo lo que nos habíamos propuesto. Sin embargo, el verano tiene la tremenda ventaja de que prácticamente todas las actividades realizadas pueden aplazarse, pueden realizarse en otro momento y además no existen inconvenientes de agenda para poder reubicarlas.

Hoy vamos a presentar una serie de herramientas que nos van a ayudar a conocer y manejar de una forma más adecuada nuestro tiempo en el trabajo, lo que contribuirá decisivamente a alejar el estrés -tanto pre como postvacacional- de nuestras vidas y evitar que el trabajo se acabe colando en ellas.

La primera herramienta que proponemos es uno de los más sofisticados sistemas de gestión del tiempo que ha inventado la humanidad: El papel y el lápiz. Este sencillo y a la vez potente sistema de gestión del tiempo nos permitirá plasmar todas las tareas y citas que tengamos en un periodo de tiempo determinado. La clave no reside en anotarlas, sino en crear estrategias que nos permitan llevar a cabo todas esas tareas y citas previstas. Sin embargo, no podemos desdeñar la importancia que tienen para nuestro tiempo las últimas tecnologías que si bien no van a trazar una estrategia por nosotros, sí nos van a permitir disponer toda esa información de una forma mucho más amigable y sobretodo más operativa.

En la actualidad, los teléfonos móviles de última generación han sustituido en gran medida a las PDAs como soporte para las aplicaciones de agenda y gestión del tiempo, añadiendo la tremenda funcionalidad que supone disponer además de una línea de teléfono en cualquier lugar y una conexión de banda ancha en nuestro dispositivo telefónico. Así pues, podemos llevar con nosotros nuestro correo electrónico, nuestra agenda y todos nuestros contactos.

En cualquier caso, no todo son ventajas ya que si no somos capaces de definir cual es el puesto de esa potente herramienta en nuestra vida, esa herramienta dejará de ser nuestro aliado en la búsqueda de la eficiencia para convertirse en un ladrón de tiempo merced a las continuas llamadas, las emergencias y los imprevistos. Recuerde, el teléfono solo le tiene que permitir estar disponible cuando realmente está disponible, y si usted está disfrutando de su tiempo libre, usted no está disponible. Existen teléfonos que soportan más de una linea de teléfono -una personal y otra profesional- y otras alternativas que nos permitirán acotar la parcela que tiene cada una disponible.

Las agendas electrónicas -ya sean sobre un móvil o una PDA- tienen la mala costumbre de colarse en nuestras vidas, interrumpir lo que estamos haciendo y “recordarnos” que habíamos anotado algo que en su momento considerábamos importante. Y es precisamente aquí donde tiene importancia el papel y el lápiz que habíamos dicho antes. El análisis previo de lo que es importante y lo que no lo es, las tareas que nos hemos propuesto realizar y las citas que tenemos programadas nos deben permitir ser conscientes de qué hemos de hacer y cuánto tiempo tenemos para ello. Así pues, la agenda tiene que estar con nosotros pero hemos de ser nosotros los que le pidamos la información cuando la necesitemos, y no ella la que asuma el control de la situación. Un profesional eficaz será capaz de consultar su PDA o teléfono móvil dos o tres veces al día, realizando sus tareas en tiempo y forma, sin que la agenda se convierta en la protagonista de la gestión del tiempo.

El correo electrónico es otra de las grandes ventajas que tenemos al alcance de nuestra mano para ser más operativos y que, sin embargo, se ha convertido en un quebradero de cabeza para muchísimos profesionales. El interminable spam, los problemas con los proveedores y, por encima de todo, el escaso conocimiento técnico existente sobre el funcionamiento de estos ser vicios, ha provocado que el e-mail se encuentre encabezando la lista de las herramientas más potentes peor aprovechadas. La adecuada configuración de un organizador personal con correo electrónico nos permitirá ser muchísimo más operativos. Desde estas aplicaciones podremos trasladar información de la bandeja de entrada al apartado de tareas pendientes, de forma que en lugar de estar todo el día pendiente del correo, podamos dedicarle diez o quince minutos dos o tres veces al día. Además, el mail es una inestimable ayuda cuando no podemos ponernos en contacto con otro profesional -bien porque se encuentra reunido, bien porque no se encuentra en la oficina- sin necesidad de estar todo el día pendiente del teléfono.

La comunicación por correo electrónico nos permitirá en muchas ocasiones evitar las llamadas de verificación y es indispensable en todos los proyectos que no requieran de una respuesta inmediata.

Además, gracias a los organizadores electrónicos, vamos podremos incluir modificaciones en cualquier momento y evitaremos duplicidades ya que la propia aplicación nos avisará cuando éstas se produzcan.

Estas herramientas son relativamente baratas, están al alcance de todas las empresas y muchas de ellas ya las han implantado en algunos de sus departamentos. Sin embargo, la clave de todo sigue estando, como hemos señalado al principio, en el lápiz y el papel. En la planificación de lo que vamos a realizar, en la elaboración de estrategias y en la adecuada formación de nuestros profesionales para que puedan explotar al máximo su tiempo, algo que no solo incrementa la productividad, sino que también reduce la tensión que sufre el trabajador.

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