Una vuelta al trabajo sin estrés postvacacional

¡Pues vaya unas vacaciones!. Nos pasamos las semanas previas con ansiedad ante la llegada del descanso estival y los primeros días de asueto intentando adaptarnos a no tener horarios. Y ahora, cuando apenas han pasado quince días ya tenemos que empezar a prepararnos para no sufrir el estrés postvacacional.

Lo cierto es que dentro de un par de semanas el famoso síndrome de estrés postvacacional estará en todos los medios de comunicación, pero posiblemente ya sea tarde para ponerle remedio. Todos los que disfrutamos de unos días de merecido descanso, e incluso aquellos que ya disfrutaron de las vacaciones en julio se van a encontrar inmersos en una situación extraña y amenazante. Septiembre siempre empieza con fuerza, los niños vuelven al cole y el tráfico se convierte en una auténtica pesadilla… Eso sin contar con el calor que seguirá haciendo y la falta de rutinas que siempre nos ayudan a sobrellevar esta situación.

Por ello, como decía el doctor Sánchez Ocaña “más vale prevenir”, y por ello hemos de empezar ahora a poner de nuestra parte para que dentro de un par de semanas no necesitemos pegar el oido a la radio para saber más del síndrome del estrés postvacacional y la forma de remediarlo.

El cuadro del estrés postvacacional aparece durante los primeros días de trabajo ante el incremento de actividad y quehaceres diarios que durante las vacaciones permanecen aparcados. El estrés aparece como una forma de adaptación ante un cambio brusco y por ello, para evitarlo, hay que empezar a cambiar para que ese choque entre la calma de las vacaciones y el frenesí del trabajo no lo acabe pagando nuestra salud mental y física.

Las distintas investigaciones realizadas sobre este fenómeno ponen de manifiesto que el síndrome de estrés postvacacional está provocado por una mezcla de factores internos y externos. Ente los primeros se encuentran la insatisfacción con el trabajo realizado o la manifestación de problemas personales que se hacen patentes en un período de readaptación. Como factores externos podíamos citar una inadecuada planificación de las vacaciones o incluso un ambiente laboral marcado por la falta de rutinas, la improvisación o el exceso de responsabilidad.

Fatiga, cansancio, irritabilidad, dificultad para concentrarse, nauseas, insomnio, sentimiento de tristeza, sudoración excesiva o problemas estomacales son algunos de los síntomas que suelen presentarse durante las dos primeras semanas de septiembre. Quizá un precio muy alto por no poner en práctica unas sencillas recetas para que “la vuelta al cole sea lo menos traumática posible”.

Para mitigar los efectos de este temido síndrome que año tras año empaña el mes de septiembre, existen una serie de recetas que si bien no son la panacea universal, sí pueden ayudarnos a que el síndrome no esté presente. Entre estas podemos destacar por encima de todas la adaptación progresiva al puesto de trabajo. Por desgracia en nuestro país persiste la tendencia a querer aprovechar hasta el último minuto de las vacaciones al cien por cien. Mucho mejor nos iría si desde hoy comenzáramos a mentalizarnos y adaptarnos a la nueva situación. Volver de las vacaciones con suficiente antelación para facilitar esta adaptación, recobrar el uso del reloj y los horarios de trabajo son prácticas que pueden ayudar.

Nuestra dieta y los horarios también son importantes para vencer a ese síndrome que puede ponernos contra las cuerdas. Durante los primeros días de trabajo nada de café, tampoco té o productos con cafeína. En vez de ello podemos sustituir todos estos líquidos nocivos para nuestro sistema nervioso por una generosa cantidad de agua.

Además es crucial que los directores de personal se conciencien de la magnitud del problema y colaboren en que esta readaptación sea lo menos traumática posible. Para ello, los horarios flexibles, la progresión en la carga de tareas y, sobretodo, una visión poco crítica de la realización pueden ayudar.

Otro ámbito de actuación la encontraremos ya incorporados a nuestro puesto. La ayuda inestimable que nos brinda la agenda, esa gran desconocida, puede contribuir a que el caos deje de serlo y nos servirá para planificar nuestra incorporación al trabajo, y lo que quizá es más importante, nos ayudará a extraer ese tiempo libre que ahora tanto echamos de menos. La agenda puede ayudarnos a rescatar las charlas con los amigos, las batallitas del verano y ese comentario jocoso que conseguirá que ese fatídico primer día de trabajo tenga un aspecto completamente diferente.

En esta misma línea de evitar la soledad del escritorio, podemos llevar hasta el piso de arriba ese dossier que en circunstancias normales enviaríamos a través de la Intranet. El pequeño paseo, además de incrementar –aunque sea en escasa cuantía– nuestra actividad física, nos permitirá interaccionar con nuestros compañeros, revivir las vacaciones y sentirnos un poquito mejor… Al fin y al cabo, no es tan malo eso de trabajar.

Entre las cosas positivas que tiene el trabajo se encuentra su capacidad para ayudarnos a crecer intelectual y profesionalmente, y recuerde, eso siempre lo ha valorado usted. ¿Va a dejar que el fin de las vacaciones también acabe con eso?

Tecnologías para gestionar nuestro tiempo

Nunca uno es más consciente de la importancia del tiempo que en verano, cuando el número de actividades realizadas tiende a reducirse y a pesar de ello siempre falta tiempo para hacer todo lo que nos habíamos propuesto. Sin embargo, el verano tiene la tremenda ventaja de que prácticamente todas las actividades realizadas pueden aplazarse, pueden realizarse en otro momento y además no existen inconvenientes de agenda para poder reubicarlas.

Hoy vamos a presentar una serie de herramientas que nos van a ayudar a conocer y manejar de una forma más adecuada nuestro tiempo en el trabajo, lo que contribuirá decisivamente a alejar el estrés -tanto pre como postvacacional- de nuestras vidas y evitar que el trabajo se acabe colando en ellas.

La primera herramienta que proponemos es uno de los más sofisticados sistemas de gestión del tiempo que ha inventado la humanidad: El papel y el lápiz. Este sencillo y a la vez potente sistema de gestión del tiempo nos permitirá plasmar todas las tareas y citas que tengamos en un periodo de tiempo determinado. La clave no reside en anotarlas, sino en crear estrategias que nos permitan llevar a cabo todas esas tareas y citas previstas. Sin embargo, no podemos desdeñar la importancia que tienen para nuestro tiempo las últimas tecnologías que si bien no van a trazar una estrategia por nosotros, sí nos van a permitir disponer toda esa información de una forma mucho más amigable y sobretodo más operativa.

En la actualidad, los teléfonos móviles de última generación han sustituido en gran medida a las PDAs como soporte para las aplicaciones de agenda y gestión del tiempo, añadiendo la tremenda funcionalidad que supone disponer además de una línea de teléfono en cualquier lugar y una conexión de banda ancha en nuestro dispositivo telefónico. Así pues, podemos llevar con nosotros nuestro correo electrónico, nuestra agenda y todos nuestros contactos.

En cualquier caso, no todo son ventajas ya que si no somos capaces de definir cual es el puesto de esa potente herramienta en nuestra vida, esa herramienta dejará de ser nuestro aliado en la búsqueda de la eficiencia para convertirse en un ladrón de tiempo merced a las continuas llamadas, las emergencias y los imprevistos. Recuerde, el teléfono solo le tiene que permitir estar disponible cuando realmente está disponible, y si usted está disfrutando de su tiempo libre, usted no está disponible. Existen teléfonos que soportan más de una linea de teléfono -una personal y otra profesional- y otras alternativas que nos permitirán acotar la parcela que tiene cada una disponible.

Las agendas electrónicas -ya sean sobre un móvil o una PDA- tienen la mala costumbre de colarse en nuestras vidas, interrumpir lo que estamos haciendo y “recordarnos” que habíamos anotado algo que en su momento considerábamos importante. Y es precisamente aquí donde tiene importancia el papel y el lápiz que habíamos dicho antes. El análisis previo de lo que es importante y lo que no lo es, las tareas que nos hemos propuesto realizar y las citas que tenemos programadas nos deben permitir ser conscientes de qué hemos de hacer y cuánto tiempo tenemos para ello. Así pues, la agenda tiene que estar con nosotros pero hemos de ser nosotros los que le pidamos la información cuando la necesitemos, y no ella la que asuma el control de la situación. Un profesional eficaz será capaz de consultar su PDA o teléfono móvil dos o tres veces al día, realizando sus tareas en tiempo y forma, sin que la agenda se convierta en la protagonista de la gestión del tiempo.

El correo electrónico es otra de las grandes ventajas que tenemos al alcance de nuestra mano para ser más operativos y que, sin embargo, se ha convertido en un quebradero de cabeza para muchísimos profesionales. El interminable spam, los problemas con los proveedores y, por encima de todo, el escaso conocimiento técnico existente sobre el funcionamiento de estos ser vicios, ha provocado que el e-mail se encuentre encabezando la lista de las herramientas más potentes peor aprovechadas. La adecuada configuración de un organizador personal con correo electrónico nos permitirá ser muchísimo más operativos. Desde estas aplicaciones podremos trasladar información de la bandeja de entrada al apartado de tareas pendientes, de forma que en lugar de estar todo el día pendiente del correo, podamos dedicarle diez o quince minutos dos o tres veces al día. Además, el mail es una inestimable ayuda cuando no podemos ponernos en contacto con otro profesional -bien porque se encuentra reunido, bien porque no se encuentra en la oficina- sin necesidad de estar todo el día pendiente del teléfono.

La comunicación por correo electrónico nos permitirá en muchas ocasiones evitar las llamadas de verificación y es indispensable en todos los proyectos que no requieran de una respuesta inmediata.

Además, gracias a los organizadores electrónicos, vamos podremos incluir modificaciones en cualquier momento y evitaremos duplicidades ya que la propia aplicación nos avisará cuando éstas se produzcan.

Estas herramientas son relativamente baratas, están al alcance de todas las empresas y muchas de ellas ya las han implantado en algunos de sus departamentos. Sin embargo, la clave de todo sigue estando, como hemos señalado al principio, en el lápiz y el papel. En la planificación de lo que vamos a realizar, en la elaboración de estrategias y en la adecuada formación de nuestros profesionales para que puedan explotar al máximo su tiempo, algo que no solo incrementa la productividad, sino que también reduce la tensión que sufre el trabajador.

Es tiempo de reformas, también en la empresa

En mayor o menor medida la época de vacaciones se asocia a las reformas en el hogar, al ser un momento en el que hay más tiempo disponible que se puede aprovechar para acondicionar el lugar donde vivimos a nuestras exigencias. Algo similar podríamos plantearnos en el mundo de la empresa ya que hay muy pocas organizaciones que se planteen la verdadera importancia que tiene la ergonomía del puesto de trabajo para sus empleados y los beneficios de contar con un entorno de trabajo creado a medida de las personas que lo van a ocupar y los requerimientos de un determinado puesto.

A estas alturas todavía existen directivos que consideran que un puesto de trabajo es solo el lugar físico donde se coloca al empleado para que haga su trabajo. Lejos de esa idea errónea, el puesto de trabajo es clave para conseguir mejorar la competitividad de la empresa a partir de la mejora de la eficiencia y eficacia en la realización de las tareas. El minucioso estudio de las necesidades de cada puesto nos permitirá adecuarlo a estos requerimientos, algo que incide de una forma directa sobre la satisfacción laboral, al mismo tiempo que evita molestias innecesarias a los empleados, como desplazamientos injustificados.

Además de contar con todo lo necesario para poder desempeñar su labor en su puesto, hemos de ser conscientes de la importancia que tiene la ergonomía en el mundo de la empresa ya que su influencia en la salud laboral es importantísima.

La incorporación de las nuevas tecnologías de la información ha traído consigo un buen número de elementos nuevos y las oficinas modernas tienen que dar respuestas a muchos de estas situaciones. A día de hoy todavía son frecuentes empresas con cables por medio, pantallas mal ubicadas que fuerzan las cervicales de los profesionales o con brillos que castigan los ojos de los empleados, faxes colocados sobre puestos de trabajo que interfieren en la labor y se convierten en un importante foco de tensión o centralitas en las que los empleados no disponen de auriculares que les permitan utilizar las manos mientras están al habla sin tener que forzar el cuello.

La lista de inconvenientes y problemas relacionados con la falta de adaptación entre los distintos productos, tareas, herramientas y espacios hace que aquellas empresas que sí han apostado de una forma decidida por la ergonomía hayan experimentado un gran avance. De hecho, como señala el profesor Tortosa, las repercusiones de todos estos elementos sobre la la eficiencia, seguridad y bienestar de los consumidores, usuarios o trabajadores es muy importante.

Por ello, ahora que hay tiempo por delante para planificar los próximos meses, se presenta como una oportunidad única para volver del verano siendo más competitivos. Pero no nos estamos refiriendo a una reforma sin más, se trata de adaptar el entorno de trabajo de forma que los empleados puedan disponer de unas condiciones ambientales adecuadas, en las que no hayan ruidos molestos ni vibraciones, donde la iluminación se adapte a los requerimientos del puesto.

Además del entorno físico, la ergonomía va más allá y debe plantease aspectos organizativos, como el funcionamiento interno de la organización, su estructura jerárquica o la organización del trabajo en turnos, ya que todos estos aspectos acaban incidiendo en la forma en la que el empleado se relaciona con la organización.

Piense que un espacio bien diseñado y gestionado es el abono de una plantilla motivada, contribuyendo a mejorar el desempeño de las personas y afectando de una forma decidida a la capacidad de desarrollo de los individuos y de la organización. Cuando piense en una oficina no lo haga como un espacio de trabajo con un conjunto de muebles que pueden ser más o menos estéticos, sino como una oportunidad de intervención sobre la evolución de su empresa, un espacio de desarrollo que hasta ahora era desconocida para su organización.

¿Cómo cambiar y seguir siendo los mismos?

Uno de los motivos que explican la baja productividad de nuestras empresas se encuentra en la naturaleza de las propias empresas y especialmente en la baja cualificación profesional de muchos de sus dirigentes. Hemos de admitir que el grado de capacitación de muchos de los responsables de las empresas deja mucho que desear y que su experiencia al mando de una organización no siempre es capaz de compensar la falta de adecuación entre sus conocimientos y la actual situación del mercado. Son muchas las empresas valencianas cuyos orígenes se remontan a los años 60 y 70, dónde triunfaron a base de ofrecer productos y servicios de cierta calidad a precios realmente reducidos.

El éxito de estas empresas residía en la combinación de gran cantidad de mano de obra, muchos profesionales capacitados y deseosos de prestar sus servicios a un empresa a cambio de un salario bastante reducido a cambio de cierto grado de estabilidad en el empleo y la gran capacidad del emprendedor, que unía su perfecta lectura de la situación de aquel momento a la posesión de cierta capacidad financiera que le permitió poner en marcha esos proyectos.

El tiempo ha pasado y los costes laborales no son los que eran, tampoco es suficiente el conocimiento del mercado o el empuje del emprendedor para seguir siendo competitivos. Estamos hablando de empresas que han cambiado muy poco en los últimos 30 o 40 años, empresas en las que el I+D+i siguen encerrando una ecuación que da igual a cero y dónde la capacidad de gestión se limita a cuadrar las cuentas para que la suma de costes e ingresos arroje beneficios.

Ante este panorama las empresas valencianas tienen que empezar a comprender que en un contexto como el actual no sirve con seguir haciendo las cosas como siempre y que es necesario pensar en formas diferentes de ver la realidad, de contemplar nuevos objetivos y trazar las estrategias necesarias para el éxito de la compañía. En este contexto, el empresario de toda la vida debería plantearse que el sigue disponiendo del empuje y de la visión, pero en este nuevo escenario necesita la ayuda de profesionales capacitados que le permitan sistematizar la información que circula por la organización, que le ayuden a interpretar el mercado y le asesoren de cara a trazar las estrategias más adecuadas para alcanzar los objetivos. Es momento de que la empresa tradicional se recicle, logrando una ecuación en la que todos los intangibles que ha ido generando una organización a lo largo del tiempo se den la mano con la nueva cultura organizacional para, de esta forma, conquistar el futuro.

Es complicado, sin embargo, que un empresario que lleva toda la vida actuando de una determinada forma cambie de buenas a primeras por un pequeño bache económico. El tiempo le ha dado la razón un montón de veces y precisamente por ello la empresa sigue existiendo. En cualquier caso, el reto no está en si la empresa seguirá existiendo uno o dos años más, el reto es construir una empresa que sea capaz de ser rentable en el medio y largo plazo, un proyecto empresarial que persiga el desarrollo continuado y que se apoye en la capacidad de sus profesionales para crear valor para sus clientes hoy y también mañana.

En cualquier caso, a pesar de la dificultad de ese cambio de mentalidad, es necesario un giro copernicano que nos lleve de una economía centrada en los bajos costes laborales a una centrada en el elevado valor añadido. Para ello, es necesaria la modernización de las empresas y la asunción de los nuevos estilos de gestión, donde además de una gestión financiera eficaz, las organizaciones den la mano a las tecnologías de la información y, por supuesto, se planteen que la auténtica clave de este siglo XXI consiste en centrarse en el factor humano como elemento determinante del éxito organizacional.