La comunicación como arma ante la deceleración

La comunicación explica el ochenta por ciento de los problemas de relación interpersonal. Con este dato como punto de partida deberíamos tener muy claro que potenciarla debería ser una de nuestras prioridades. En este sentido, una de las principales prioridades de cualquier profesional con responsabilidad en la gestión de la empresa debería ser generar los canales adecuados para que la información llegue en todo momento a todos los trabajadores involucrados en un determinado proyecto.

En la medida que seamos capaces de “integrar” la gestión de la comunicación entre las prioridades de la empresa, comenzaremos a notar una serie de beneficios, entre los que figuran la reducción de las duplicidades en la realización de tareas, la corrección de errores en la ejecución, una sensible mejora en el nivel motivacional de la plantilla y un incremento en la calidad general de los procesos internos.

Sin embargo, en lugar de esta función de fomentar la transparencia en el seno de la organización, su principal actividad consiste en ponerle puertas al campo, tratando de evitar que los empleados tengan toda la información y aferrándose al viejo tópico de que “la información es poder”, tratar de consolidar su posición al frente de la organización a base de convertirse en empleados imprescindibles para la realización de sus tareas. Hemos de recordar que el buen líder es aquel que trabaja para ser prescindible, aquel que comparte su información y trata de extender sus conocimientos entre sus “compañeros” de trabajo y el que fomenta la participación. Evidentemente, todos estos rasgos diferenciales del líder, se apoyan en unas capacidades indudables de comunicación y en su capacidad para desterrar “el miedo a que le quiten la poltrona”, sustituyendo éste por su vocación de ser miembro de un equipo de trabajo en el que nadie sea indispensable… excepto el propio equipo.

En un contexto como el actual, en el que las dificultades económicas son el pan nuestro de cada día para muchas empresas, la comunicación tiene una importancia, si cabe más grande, ya que el “miedo a perder el sustento” se ha instalado entre los trabajadores, haciendo que pierdan de vista los objetivos de la organización y que se piense más “en salvar los muebles” que en desarrollar adecuadamente las tareas. Estamos pues en una situación excelente para los cotilleos y los rumores. Así pues, es el momento de decidir si queremos seguir siendo paternalistas con nuestros empleados, si mantenemos la venda que tienen en los ojos y dejamos que el rumor se convierta en el “principal canal de comunicación de nuestra empresa” o si por el contrario somos lo suficientemente valientes como para “comunicar” cuál es la situación de la empresa, cuáles son los objetivos de la organización en este contexto de incertidumbre y qué esperamos de cada equipo de trabajo o de cada individuo. Y, por supuesto, también que pueden esperar de la empresa.
Aunque le cueste creerlo, un empleado siempre valorará más una mala noticia que no tener ninguna y que cada día aparezcan nuevos rumores sobre su futuro.

Como hemos señalado al comienzo de este artículo, la comunicación es esencial para el buen funcionamiento de la implantación de cualquier estrategia y estamos en un momento especialmente sensible en el que del éxito en esa implantación dependerá que nuestra empresa supere la crisis o se quede en el camino. El éxito nunca se consigue en solitario y ahora más que nunca necesitamos que nuestros empleados estén alineados con los objetivos de la empresa y, para ello, es vital que los trabajadores sepan qué se va a implantar y qué esperamos de ellos.

La descentralización de los centros de toma de decisiones, la creación de canales de comunicación que permitan que cada integrante disponga de la información que necesita en el momento que la necesita y que ésta llegue de la forma idónea para cada integrante de nuestra organización es la única garantía que tenemos para dar una respuesta ante los requerimientos que encontramos en el actual mercado. Cuanto más rápidos seamos en “interpretar” el mercado, más rápidos seremos en proporcionar soluciones y, por tanto, más probabilidades de éxito tendrá nuestra organización.

Es momento de desprenderse de los viejos tópicos que afirman que “¿por qué voy a cambiar si siempre he hecho las cosas así y me ha ido bien?” para darle la mano a un nuevo paradigma en el que el éxito pasado no garantiza el éxito presente y mucho menos el futuro. Si realmente deseamos apostar por la competitividad, es necesario aparcar las viejas dinámicas que podían funcionar en un momento en el que las empresas “ganaban dinero por castigo” y empezar a gestionar el conocimiento… Y esto no es otra cosa que transformar en un activo de nuestra organización la capacidad intelectual de nuestros empleados. ¿Se le ocurre alguna forma de hacer esto sin una comunicación adecuada?.

Un rayo de luz en la empresa

Un simple gesto de la cara, un sencillo movimiento de un dedo o un simple pestañeo; acciones sencillas que efectuamos millones de veces al día y a las que no prestamos la menor atención. Sin embargo, el número de procesos internos que están implicados para llevar a cabo estas tareas con éxito son prácticamente infinitas y dónde es vital que exista una correcta comunicación entre las distintas partes del cuerpo para que tengan lugar. De hecho, cuando la comunicación se interrumpe, cuando las fibras nerviosas motoras o sensoriales que se extienden como una compleja red por nuestro cuerpo se interrumpen, el movimiento se torna imposible.
Al igual que ocurre con el cuerpo humano, las empresas también tienen miles de procesos internos que requieren a su vez de una compleja organización. En este caso, sin embargo, la comunicación entre las distintas secciones, entre los distintos departamentos, entre las distintas áreas de actividad o, incluso, entre las propias personas, no se produce con la misma eficacia que en el ejemplo anterior, provocando serios problemas de funcionamiento, duplicidades de tareas, pérdida de eficacia y la pérdida de motivación de los empleados de la organización.
La comunicación interna en su dimensión más básica, pretende integrar a todos los estamentos de la organización en un mismo plano de información para que, a partir de ese momento, fomentar los valores propios de la empresa y poner en común las opiniones de todos y cada uno de los empleados.
Evidentemente, el primer nivel de comunicación interna en cualquier organización, se produce a partir de las relaciones personales entre los trabajadores. Es curioso comprobar como empresas que gastan cantidades ingentes de dinero en sofisticadas intranets, revistas internas o la organización de actividades outdoor, cuentan en muchos casos con directivos que claman al cielo cuando contemplan una conversación entre profesionales pertenecientes a dos áreas de actividad diferentes. Es cierto, que la comunicación interpersonal en una empresa es una poderosa herramienta para hacer circular la información, pero no es menos cierto que este canal es incontrolable y también muy influenciable por las opiniones de los empleados, su actitud hacia la empresa y sus propios valores personales. En cualquier caso, un liderazgo efectivo en la organización y un buen nivel de autocrítica dentro de cada departamento puede suponer un importante acicate para que ese aparente problema no lo sea. Además, permitirá que el mensaje no sea susceptible a incluir la visión que cada miembro de la organización tiene en cada momento.
Encontramos un segundo nivel de comunicación interna que está mucho más controlado y que, por lo general, depende del departamento de recursos humanos. Este departamento sería el encargado de controlar y elaborar una serie de herramientas como las revistas internas, las intranets, los flyers e incluso la organización de actividades.
A través de estas herramientas se persigue hacer partícipes a todos los empleados de la situación en la que se encuentra la empresa, las metas que tiene cada área, los principales logros conseguidos, etc. Al mismo tiempo, se persigue que estas herramientas de comunicación sirvan para fomentar la participación de los empleados, permitiendo que la comunicación interna ascendente lleve hasta la alta dirección el día a día de lo que ocurre entre los profesionales encargados de la producción, administración y comercialización de los productos o servicios.
Como hemos señalado anteriormente, la comunicación interna sirve también para construir, entre todos los miembros de la organización, el auténtico espíritu de la empresa. A través del intercambio de puntos de vista, del tránsito de información en el seno de la empresa, estamos incidiendo en llevar la misión y la visión de la empresa a cada rincón de nuestra organización, motivando al mismo tiempo a los empleados para que apoyen con su esfuerzo diario ese espíritu.
Al trabajar sobre la comunicación interna de nuestra organización, estamos dando un paso muy importante para la consecución de los objetivos ya que difícilmente se puede alcanzar una meta si los responsables no saben hacia dónde tienen que ir. A partir de la comunicación interna, estamos mejorando muchos de los problemas presentes en las organizaciones, ya que el trabajo en este área nos permite mejorar el clima laboral de la empresa al aportar transparencia sobre los procesos de toma de decisión. Este hecho permite al mismo tiempo reducir los los conflictos internos y, de rebote, conseguimos reducir las tasas de absentismo laboral, al incrementar la motivación de los empleados. Solo hay que darse cuenta de que un empleado trabajará mucho más a gusto si sabe lo que está haciendo y eso es precisamente la principal virtud de la comunicación interna, ofrecer la posibilidad de que cada empleado conozca en cada momento qué espera de él la empresa, qué puede aportar y cómo informarse cuando no tiene las cosas claras. Podemos concluir que la comunicación interna es la herramienta fundamental que nos va a permitir llenar de luz los procesos internos de una empresa para que, a partir de ahí la organización también reluzca en el exterior.